hoe ondertekent u
mandaten / volmachten

Versie: 11/07/2022

I. – Inleiding

Om uw aangiften in de personenbelasting, vennootschapsbelasting of BTW te kunnen indienen en om het UBO register te kunnen vervolledigen hebben we een mandaat of volmacht nodig. Deze volmachten moeten digitaal ondertekend worden door de zaakvoerder/bestuurder van uw iedere onderneming via de overheidsapplicatie "CSAM" (https://www.csam.be/nl/beheer-mandaten.html).

Voor uw onderneming (vennootschap of eenmanszaak) zijn volgende mandaten van toepassing:

Biztax (enkel voor vennootschappen): om uw vennootschapsbelasting aangifte te kunnen indienen;
BTW (voor eenmanszaken en vennootschappen): om uw BTW aangifte, intracommunautaire opgave en klantenlisting te kunnen indienen;
Geschillen: om een bewaarschrift te kunnen indienen na een fiscale controle;
UBO: om het register "uiteindelijke begunstigde" te kunnen invullen.

Om uw personenbelasting te kunnen indienen hebben we volgende mandaten nodig:

Tax-on-web: om uw aangifte in de personenbelasting te kunnen indienen
Myminfin: om uw fiscaal dossier te kunnen raadplegen
Geschillen: om een bezwaarschrifte te kunnen indienen na een fiscale controle

II. – STAPPENPLAN - Ondertekenen mandaten vennootschap/eenmanszaak

Stap 1 - Open de e-mail met de te ondertekenen mandaten en ga naar de CSAM website

U ontvangt voor ieder te ondertekenen mandaat een e-mail. Open de e-mail en klik vervolgens op de link naar de website van de overheid (CSAM). Let-op: soms komen deze e-mails in uw spam/ongewenste e-mail folder terecht. U krijgt voor ieder mandaat (4 in totaal) een afzonderlijke e-mail. Open één van de e-mails en klik vervolgens op de link naar de CSAM website die in de e-mail weergegeven wordt:

Uw ontvangen e-mails

Klik vervolgens op de link vermeld in de e-mail

Indien u geen mail heeft ontvangen: ga dan naar volgende website (klik op fiscale mandaten": https://www.csam.be/nl/beheer-mandaten.html

Stap 2 - Login met uw ITSME of identiteitskaart op de CSAM website

Klik op de gewenste inlogmethode (bijvoorkeur Itsme):

Om de mandaten van uw bedrijf (vennootschap/eenmanszaak) te ondertekenen dient u in te loggen "in naam van een onderneming". Let op ! indien u volmachten wenst te ondertekenen moet in inloggen "in eigen naam" (= tax-on web en myminfin). Zie hoofdstuk III).

Vervolgens kiest u de onderneming waarvoor u de mandaten wenst te ondertekenen.

Stap 3 - Onderteken iedere volmacht afzonderlijk

Na het inloggen klik je op link van de nog te ondertekenen mandaten "U hebt x mandaten in afwachting van ondertekening):

In het volgende scherm wordt een overzicht weergegeven van de nog te ondertekenen volmachten. U dient deze 1 voor 1 te ondertekenen. Klik op de knop "bekijken" naast de eerste te ondertekenen volmacht:

Vervolgens onderteken je de volmacht door onderaan op de knop "Ondertekenen" te klikken.

In het volgende scherm aanvaard je onderaan de algemene voorwaarden en klik je op "Ondertekenen".

In het volgende scherm wordt de bevestiging weergegeven van de ondertekening. Je herhaalt bovenstaande stappen opnieuw tot alle volmachten ondertekend worden. Klik dus op "Home" en vervolgens opnieuw op de link "u hebt x mandaten in afwachting van ondertekening.

Stap 4 - Bevestiging ons per e-mail de ondertekening van de mandaten

We vragen je vriendelijk om ons even een mailtje te sturen indien alle stappen uitgevoerd werden, zodat wij weten dat alles in orde is.

III. – STAPPENPLAN - Ondertekenen mandaten tax-on-web en myminfin (personenbelasting)

Stap 1 - Open de e-mail met de te ondertekenen mandaten en ga naar de CSAM website

Klik op volgende link: https://www.csam.be/nl/beheer-mandaten.html en klik vervolgens op "beheer fiscale mandaten". In het volgende scherm kies je de login methode om je aan te melden op de website van de overheid (bij voorkeur Itsme):

Vervolgens kies je voor "aanmelden in eigen naam" (let op ! dit werkt enkel om de volmachten te ondertekenen voor tax-on-web en myminfin. Voor de BTW, Biztax (vennootschapsbelasting) en UBO register moet je aanmelden in naam van een onderneming (zie hoofdstuk II hierboven):

Stap 2 - Ondertekenen van de mandaten

In het volgende scherm klik je op "u hebt x mandaten in afwachting van ondertekening":

In het volgende scherm krijg je een overzicht van de nog te ondertekenen mandaten. Deze moeten één voor één ondertekend worden. Klik bij het eerste mandaat op de knop "bekijken":

In het volgende scherm klik je onderaan op de knop "ondertekenen":